La fatturazione elettronica porta benefici ad ogni azienda, e soprattutto all’ecosistema economico nazionale. Anche a dispetto di una vulnerabilità insita nel suo progetto. Molti manager si sono mossi per ricavarne dei benefici, tanti altri hanno scelto di subirla e tenersi soprattutto nuovi costi.
Ora che siamo arrivati al momento dell’entrata in funzione della fattura elettronica, con l’obbligo quasi per tutti a partire dal primo gennaio 2019, si inizia a vedere chi ha colto l’occasione per fare progresso, e chi ha subito un obbligo cercando di starne alla larga.
Cominciamo con il dire che la fattura elettronica è un’ottima opportunità, e che chi l’ha affrontata con intelligenza ha colto l’occasione per dare una sistemata, o almeno iniziare, ad uno dei suoi processi più quotidiani e pervasivi.
I meriti della fatturazione elettronica possono essere vari:
- esistenza di un riferimento unico per la definizione e strutturazione di un documento, quale quello della fattura, che deve vivere all’interno di un ecosistema aperto, quello di tutte le imprese italiane, ed essere quindi un protocollo aperto. Gli sviluppatori di gestionali hanno una stella polare e non possono più inventare ciascuno la propria struttura o interpretazione. Anche la portabilità dei dati riceve una bella spallata.
- eliminazione totale del data entry nei sistemi informativi di chiunque, non solo di alcune realtà molto grandi. Ogni fattura ricevuta può andare diritta nel proprio gestionale senza errori, omissioni, e senza costi e perdite di tempo.
- eliminazione della carta, soprattutto per quanto riguarda gli archivi. Escludendo chi (pochi grandi) faceva archiviazione elettronica sostitutiva, per tutti gli altri finalmente scompare il problema di archiviare per anni una mole di carta inutile e si entra nell’era del digitale.
- automatismi-automatismi-automatismi! Non si può creare un sistema economico funzionante, se si perdono ore di lavoro per un processo banale come quello di emissione di una fattura, registrazione, archiviazione, trasmissione, importazione, analisi e gestione lato ricevente, ecc. ecc. Se questi processi sono automatizzati, vuol dire eliminazione di costi, vuol dire produttività.
Guardando le implementazioni che si iniziano a vedere, si possono distinguere le strutture che ne ricaveranno benefici da quelle che ne ricaveranno un altro costo inutile.
- aziende già ben automatizzate, che hanno implementato l’integrazione con lo SdI ed hanno “chiuso il ciclo”, integrando emissione, ricezione ed archiviazione di tutte le fatture in un unico processo informatizzato. Queste aziende hanno investito qualcosa nel potenziamento dei loro gestionali, ma hanno elimianto altri processi dalla loro operatività e, invece che portarsi dietro nuovi costi fissi, ne ricaveranno risparmi.
- aziende dotate di un gestionale generico, che hanno acquistato il servizio di integrazione con lo SdI ed archiviazione proposto dal produttore del gestionale (spesso tramite il loro commercialista). Queste aziende vedranno aumentare i loro costi operativi (il produttore del gestionale di solito carica un costo a fattura, sia attiva che passiva), a fronte di un certo miglioramento della loro operatività. Di contro, si portano a casa ulteriori vincoli e legami con il produttore del gestionale, che già prima erano in difficoltà a pensare di cambiare se ve ne era l’opportunità o la necessità.
- aziende che hanno gestito fino ad ora la fatturazione attiva in maniera non organizzata (documenti di testo, fogli di calcolo, piccole applicazioni fatte in casa, ecc.), e tipicamente hanno gestito la fatturazione passiva “portando le carte dal commercialista”. Queste aziende tipicamente hanno acquistato la fornitura di una qualche piattaforma per la gestione della fatturazione online (in autonomia, o fornita dal commercialista), e si apprestano ad usare questi sistemi sostanzialmente per fare data entry nell’emissione dei documenti, dimenticandosi poi di tutto quello che sta attorno. Avranno il vantaggio di disporre di piccole piattaforme di tipo gestionale, quindi possono fare un passo in avanti rispetto al passato dove non avevano nemmeno questo. Ma chiaramente non hanno prospettive di grandi ritorni. E ovviamente hanno nuovi costi.
Come si vede in tutti i casi c’è un beneficio, e quindi la fattura elettronica risulta utile per tutti. Ovviamente, c’è chi ha ragionato sul tema e ha trasformato questo passaggio in qualcosa capace di portare vantaggi alla sua azienda, in maniera ponderata all’interno di una strategia. E c’è chi ha snobbato il tema, buttandosi nelle braccia della prima soluzione che trovava per “essere a norma”, ignorando ogni altra valutazione imprenditoriale.
La fatturazione elettronica è, però, una grossa opportunità di evolvere finalmente uno dei processi alla base di ogni azienda. E, in particolare, di farlo a livello di sistema ed ecosistema, quindi con grossi benefici in termini di sistema economico.
Questa cosa non viene mai rilevata ed evidenziata nei riferimenti alla nuova procedura, limitandosi a guardare ai benefici nell’ambito del controllo fiscale.
Purtroppo l’implementazione fatta da Sogei non si può certo definire impeccabile, anche se il sistema è abbastanza semplice da poter essere utilizzato da chiunque, e dovrebbe sostanzialmente funzionare alla prova dei fatti. Restano alcuni errori, e soprattutto un enorme baco alla base del progetto dell’architettura di interscambio che ne mina la sicurezza e, potenzialmente, la credibilità, di cui parleremo alla prima occasione.
